Cercano ya el fin de año, todos los clubes deben elegir quién asumirá la presidencia del siguiente curso rotario que se inicia el 1 de Julio. El 31 de diciembre el Presidente/a electo/a normalmente contará ya con el equipo que formará su Junta Directiva y los respectivos Responsables de los Comités del club. Estos dias han recibido el comunicado 01/12/2021 del DEPARTAMENTO DE DATOS DEL ROTARY INTERNATIONAL, en el que se les solicita actualización de la información de sus socios y funcionarios en la base de datos de MY ROTARY antes del 01/01/2022.

En los últimos años el Distrito ha venido solicitando la actualización de estos ocho cargos en los 76 clubes. Es decir nombre, email y movil de 608 personas. Más de 1800 datos a manejar con prudencia, protección legal y base necesaria para la normal comunicación que servirá para enviarles información del dia a dia y convocatorias a los distintos eventos -Asamblea, Conferencia, Pets y Seminarios- que organiza el Distrito.

El sistema seguido hasta ahora, meritorio y muy bien trabajado por los equipos anteriores, está sujeto a numerosas incidencias motivadas por los lógicos cambios que se producen en los datos de las 600 personas citadas. La existencia de dos herramientas paralelas -Base de Datos del Distrito / Datos de cada socio y club en My Rotary- supone a menudo disparidad de destinatarios y direcciones electrónicas. También el hecho de que la dirección postal con frecuencia no coincide con el lugar donde se reúnen presencialmente el club, reporta devoluciones de correspondencia y de la revista.

Esa duplicidad de bases de datos es la que intentamos evitar. Actualmente MY Rotary, ya permite utilizarlo como herramienta de conocimiento de toda la información citada. Vamos pues a optimizar su uso en beneficio de los propios clubes y de este Distrito. Este año en lugar de enviar a cada club un "cuadro-excel" del que solicitábamos su cumplimentación con los nuevos datos,, el Distrito acudirá a la información que los clubes tienen censada.en My Rotary. Información que de todos modos debían pasar -como ahora- como máximo durante Enero.

Este cambio, conlleva un esfuerzo de todos, especialmente en el inicio de este nuevo criterio. El éxito y eficacia que perseguimos, se basará en la veracidad y actualización permanente que solicitamos a los clubes. La base de datos del Distrito, será la que obtengamos de los datos que comuniquen y actualicen los propios destinatarios de nuestros envíos. En consecuencia, procede y les solicitamos un esfuerzo durante estas próximas semanas -debe estar completado el listado el 31 de enero- en revisar y depurar las información de direcciones electrónicas y teléfonos que cada socio tenga censada en My Rotary.

También es un buen momento para revisar los datos del propio club y comprobar que las direcciones electrónicas, postales y de reuniones son correctas. Evitaremos devoluciones de revistas y escritos que les enviemos.

A partir de ahora, cualquier variación de datos que se produzca, los clubes la deben variar en My Rotary. El Distrito actualizará con frecuencia su base de datos trasladando los existentes en My Rotary.

Adjuntamos un archivo pdf, manual que puede serles de utilidad para realizar el agregado de los nuevos funcionarios.

Vean que aparecen 8 cargos (funcionarios), que no son exactamente los que hasta ahora les solicitábamos. Como novedad, figura el de Responsable de Proyectos del Club, que tiene sentido incorporar. Sigue sin detallar el Responsable de Juventud y el Macero/a. De estos, les solicitaremos los datos más adelante, ya que siguen siendo muy importantes y necesarios.

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