Por Stephen Sennett, secretario electo del Ciberclub de Melbourne (Australia)

Nos aproximamos al fin del año rotario y los clubes ya están comenzando a pensar acerca de sus tradicionales ceremonias de transmisión de mando. Como muchas cosas en el mundo después de la pandemia de COVID-19, celebrarlas en persona no es posible y los clubes se preguntan si deberían posponerlas o cancelarlas. Yo les ofrezco otra posibilidad, ¿por qué no adaptarse y celebrar una ceremonia virtual?

Lo primero que debe hacer el club es preguntarse por qué esta ceremonia es importante. La respuesta no será la misma en todos los clubes, pero es la clave para diseñar un evento virtual que capture la importancia y el sentido de una reunión en persona. Por norma general, las ceremonias de transmisión de mando incluyen los siguientes elementos:

• Celebración de los logros alcanzados. Esto incluye echar la vista atrás y contemplar lo realizado en un año de arduo trabajo. Esto no debería ser una muestra de ostentación por parte del presidente y los integrantes de la Directiva del club, sino algo de lo que todos los rotarios puedan sentirse orgullosos.
• Reconocimientos al servicio. Es importante brindar reconocimiento a los socios que realizaron un servicio destacado. Debemos celebrar tanto el servicio como la generosidad a la hora de realizar contribuciones.
• Planes para el año entrante. Los socios deben sentir entusiasmo por las nuevas oportunidades de servicio y de colaboración para alcanzar un futuro más brillante. Así es como se siembra la semilla de la esperanza.
• Compañerismo. Hoy más que nunca necesitamos permanecer conectados. Aunque quizá sea difícil bromear en Zoom, debemos hacer todo lo posible para mantener y fortalecer nuestros lazos de amistad.

Pero, ¿cómo podríamos planificar un evento de este tipo? A continuación los ofrezco algunas sugerencias:

Elaboración del programa

¡Buenas noticias! El programa no tiene por qué cambiar. Si ya cuentan con uno, solo tendrán que adaptarlo al formato en línea.

Cómo dirigir el evento

Seleccionen un buen maestro de ceremonias. Esta persona se encargará de mantener el ritmo de la reunión, mantener al público interesado y lograr que todos los elementos del programa comiencen y finalicen en el momento establecido. Esta persona debe estar familiarizada con la plataforma y saber qué opciones ofrece a los anfitriones de este tipo de eventos. La opción de silenciar a algunos de los participantes podría ser útil. También se recomienda seleccionar a una segunda persona para que se encargue del buen funcionamiento de los aspectos técnicos mientras el maestro de ceremonias se centra en las personas.

Entrega de premios e investiduras

Reserven tiempo para que el presidente del club anuncie a los galardonados. Para aquellos premios que no son una sorpresa, como los cambios de nivel de los Socios Paul Harris, envíen los premios por correo por anticipado y pidan a los socios que los muestren cuando los anuncien. Otros premios también pueden enviarse por adelantando y los galardonados podrán mostrarlos durante la ceremonia. En cuanto a las tradiciones como el cambio del collar presidencial, o la entrega del mazo, puesto que esto no se puede realizar físicamente en línea, tal vez puedan grabar estos momentos por adelantado. Los distintivos de los funcionarios del club también pueden enviarse por correo por adelantado o depositarlos en los hogares de los funcionarios entrantes.

Qué hacer cuando se cuenta con mucho público

Cualquiera que haya participado en una llamada de Zoom con muchos participantes sabe que es difícil identificar quién está hablando, o dónde está una persona en particular, incluso si son los únicos que no tienen los micrófonos silenciados. La opción Spotlight Video de Zoom permite al anfitrión seleccionar a una persona para que sea la única que vean todos. Durante las ceremonias de entrega de premios, esto podría servir para concentrarse en la persona galardonada. Si piensan celebrar un evento virtual al que asistirán muchas personas, les recomiendo planificar con tiempo suficiente y practicar por adelantado.

¿Podríamos esperar hasta que hayamos superado la pandemia?

Sí. Podrían esperar. La ceremonia de transmisión de mando es una ceremonia propia del club y se celebra para que la disfruten sus socios. Sin embargo, antes de tomar esta decisión, el club debe considerar que estas ceremonias suelen celebrarse en un período determinado y tan próximas como sea posible al cambio de año rotario ya que esto refuerza la importancia de la transición en el liderazgo del club. Cuanto más se aleje la ceremonia del 1 de julio, menor podría ser su relevancia. ¿Sería más relevante una ceremonia presencial en noviembre que una ceremonia virtual en junio?

La COVID-19 dificulta el involucramiento de los socios. Incluso con todos nuestros esfuerzos, a los socios les puede resultar difícil sentirse tan comprometidos como lo estaban antes de la pandemia. Las ceremonias de transmisión de mando ofrecen una magnífica oportunidad para celebrar nuestra labor y el valor que obtenemos de nuestra afiliación al club. Si dejáramos de lado un evento tan importante, ¿deberíamos sorprendernos si los socios no se sintieran motivados a pagar sus cuotas cuando llegue el mes de julio?

Fuente: Las voces de Rotary